Văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử được lập khi trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và được bên bán và bên mua cùng thỏa thuận. Tuy nhiên, do không có quy định mẫu cụ thể nên nhiều trường hợp không rõ về hình thức và cách lập văn bản này.
Mục Lục
1. Trường hợp lập văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử
2. Mẫu văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử
3. Cách xử lý sai sót khi có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
3.1. Cách lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót
3.2. Cách lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót
1. Trường hợp lập văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử
Khi lập hóa đơn điện tử không tránh khỏi những sai sót, do đó kế toán cần phải xử lý theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
Trong nhiều trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
Mục đích lập văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử để đảm bảo các sai sót được xử lý đúng theo thỏa thuận đồng thời đảm bảo lợi ích cho cả bên bán và bên mua.
Các sai sót thường gặp đối với hóa đơn chứng từ gồm có:
- Sai sót về tên, địa chỉ của người mua.
- Sai sót mã số thuế.
- Sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn.
- Sai sót về thuế suất, tiền thuế.
- Sai sót về hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.
- …
2. Mẫu văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử
Mẫu văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử phải ghi rõ nội dung sai sót và điều nội dung chỉnh sai sót của hóa đơn điện tử sai sót. Bên cạnh đó cần lưu ý văn bản thỏa thuận sai sót phải ghi rõ điều chỉnh cho hóa đơn mã số nào, ký hiệu nào.
CÔNG TY CỔ PHẦN CHIẾU SÁNG XY
Số …./BBĐCHĐ-KTCTCPCSXY
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc
STT
Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng
Thành tiền
1
2
3
4
5
6 = 4x5
01
Đèn LED âm trần Downlight 90/5W
Cái
1000
70.000
70.000.000
STT
Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá (đồng)
Thành tiền
1
2
3
4
5
6 = 4x5
01
Đèn LED âm trần Downlight 90/5W
Cái
1000
75.000
75.000.00
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Cách xử lý sai sót khi có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
Dưới đây là quy định liên quan đến văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử, căn cứ theo Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc lập văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử quy định xử lý sai sót như sau:
Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
3.1. Cách lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót
Khi có sai sót về mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn cách lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
Các bước như sau:
- Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận sai sót của hóa đơn điện tử (ghi rõ sai sót) nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót.
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
3.2. Cách lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót
Bên cạnh việc lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót thì người bán còn có thể lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót (sai sót về mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng).
Cụ thể như sau:
- Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trong trường có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam - Miền Trung: 1900 4768.
