Tìm hiểu về Format cell trong Excel

Tìm hiểu về Format cell trong Excel

Tác dụng: Định dạng dữ liệu và cách hiển thị dữ liệu trong ô khi dùng Format cell

Cách mở:  Excel 2003: chọn menu Format / Format cell

                   Excel 2007: chọn cell hay nhóm cell, click chuột phải, chọn format cell. Hoặc có thể tùy biến thanh menu để đưa chức năng Format cell vào thanh menu cho dễ sử dụng

Chức năng: tại bảng Format cell, ta xem các chức năng chính của từng mục:

Mục Number:

– General: Dạng tổng quát, là dạng mặc định sẵn của excel tự hiểu về dữ liệu nhập trong cell. Gồm 2 dạng dữ liệu chính là Text và Number

+ Text là dạng dữ liệu kiểu chữ, gồm các chữ cái, văn bản, kí tự text…

+ Number là dạng dữ liệu kiểu số, gồm các con số, ngày tháng…

(Ngày trong excel được excel hiểu là 1 con số và được quy ước sẵn trong cách làm việc của excel. Do đó Nếu nhập ngày mà để format cell dạng General sẽ hiển thị 1 con số chứ ko phải hiển thị ngày tháng)

 + Tất cả dữ liệu đều được excel tự quy định về 2 dạng này. Để viết được dữ liệu số nhưng dưới dạng text thì cần thêm dấu ‘ (cạnh phím enter) khi bắt đầu nhập vào cell. Ví dụ nhập 012… thì gõ dấu ‘ trước rồi gõ số sau, dạng ‘012… khi hiển thị ở cell sẽ ko hiển thị dấu ‘ do đó không ảnh hưởng đến nội dung dữ liệu. Làm tương tự nếu muốn có các kí hiệu +, – ở trước văn bản

Nhập 012 vào ô định dạng general nhưng chỉ hiện 12

Nhập ‘012 vào ô định dạng general hiện 012

+ Dữ liệu dạng text sẽ tự động căn lề trái, dữ liệu dạng number sẽ tự động căn lề phải. Muốn thay đổi cần tự chỉnh

– Number: Nếu chắc chắn dữ liệu trong cell là dạng số, thì định dạng cách hiển thị dữ liệu kiểu số.

• Decimal place: Số sau dấu phẩy (số thập phân). Ví dụ trong decimal place chọn số 3, thì số trong cell sẽ dạng 654,123 (sáu trăm năm mươi tư phẩy một hai ba)

Use 1000 Seperator: Sử dụng dấu ngăn cách hàng nghìn (xem lại Bài 1 – phần 2: Thiết lập chung để chọn dấu ngăn cách theo ý muốn)

– Currency: Số tiền, có kí hiệu tiền tệ ở phía trước. Ví dụ bạn muốn hiển thị dạng $ 1542. Lựa chọn giống Number, gồm 2 phần Decimal places và Symbol. Symbol là ký hiệu tiền tệ sử dụng. Nếu không dùng symbol thì chọn None.

– Accounting: Số sử dụng trong kế toán, số 0 sẽ hiển thị là dấu -, số cách lề phải 1 khoảng, ko sát lề. Có thể sử dụng kèm theo ký hiệu đơn vị tiền tệ hoặc không. Tương tự Currency. Nếu không dùng symbol thì chọn None.

 – Date: Định dạng theo ngày tháng. Gồm 2 lựa chọn Type và Location

Type: cách hiển thị ngày tháng. Nội dung trong Type phụ thuộc vào Location bạn chọn

Location: Quy ước cách viết ngày tháng theo từng vùng. Nếu chọn English (U.S.) thì dạng tháng trước ngày sau, French (France) thì dạng ngày trước tháng sau (việt nam thường dùng – do ảnh hưởng của văn hóa Pháp thời pháp thuộc)

          – Time: Định dạng theo giờ, phút. Giống như định dạng Date

          – Percentage: Dạng phần trăm. Có sẵn ký hiệu % trong ô mà không cần phải gõ. Nhập số 60 vào ô định dạng percentage đồng nghĩa với 60%

                                (giá trị bằng 0,6 nếu sử dụng để tính toán)

          – Fraction: Dạng phân số. Cái này ít dùng, tùy nhu cầu sử dụng.

          – Scientific: Dạng số khoa học. Cái này ít dùng.

          – Text: Dạng văn bản. Nếu định dạng này cho ô, thì tất cả những gì gõ vào ô đó đều coi là văn bản, kể cả gõ số hoặc công thức đều không sử

                       dụng để tính toán được. Muốn tính toán được hoặc muốn công thức hoạt động cần bỏ định dạng Text (ví dụ: chuyển sang dạng General

                       hoặc Number)

          – Custom: Thiết lập định dạng theo cách của bạn. Gõ cách hiển thị bạn muốn vào mục Type.Bạn cần hiểu những quy ước nhất định về định dạng

Ví dụ: bạn muốn ô có giá trị ngày tháng tự hiển thị dạng “Hà Nội, ngày 20 tháng 9 năm 2013” thay vì 20-9-2013 mà không cần phải gõ lại các chữ “Hà Nội, ngày, tháng, năm”, trong mục Custom bạn gõ vào mục type nội dung sau: “Hà Nội, ngày “dd” tháng “mm” năm “yyyy rồi ấn ok. Các ký tự đặc biệt dạng text như Hà Nội, ngày, tháng, năm phải đặt vào dấu ngoặc kép. Dấu cách để ngăn giữa các ký tự với nhau cũng đặt trong dấu ngoặc kép.

Mục Alignment: là cách sắp xếp bố cục, trình bày trong cell

          – Horizontal: Sắp xếp theo chiều ngang (trái, phải, giữa, cách trái 1 khoảng, cách phải 1 khoảng… khoảng này là số trong Indent

          – Vertical: Sắp xếp theo chiều dọc (trên, dưới, giữa ô)

          – Wrap text: Đưa tất cả các text trong cell vào trong khoảng độ rộng của chính cell đó

          – Merge cell: Ghép nhiều cell vào thành 1 cell

          – Bên phải mục Orientation: là chỉnh hướng của dữ liệu trong cell. Chỉnh hướng bằng cách chỉnh số độ nghiêng (Degree là số độ nghiêng)

Mục Font: chỉnh phông chữ, số, ký tự (xin phép gọi chung là chữ)

          – Font: Phông chữ. Nên sử dụng phông Time new roman hoặc Arial khi sử dụng excel sẽ dễ theo dõi hơn, ít bị lỗi phông. Bộ gõ Unicode

          – Font Style: Kiểu chữ: Regular – chữ thường, bold – chữ in đậm, Italic – Chữ nghiêng

          – Size: Cỡ chữ

          – Underlines: Gạch chân dưới chữ

          – Strikethrough: Gạch ngang qua chữ

          – Superscript: Dạng số mũ (số nhỏ trên)

          – Subscript: Dạng kỹ hiệu hóa học (số nhỏ dưới)

Mục Border: kẻ khung, đường viền

          – Style: Loại đường kẻ, kiểu đường kẻ

          – Preset: Các dạng kẻ nhanh có sẵn

          – Colour: Màu đường kẻ

          – Border: Tự kẻ theo ý muốn

Mục Fill: Tô màu nền trong ô. Chọn màu theo ý muốn.

Mục Protection: (Sử dụng kèm với chức năng Protect sheet)

          – Lock: Khóa ô, bảo vệ nội dung trong ô, tránh sửa chữa, xóa.

          – Hidden: Ẩn công thức, nội dung của ô tại thanh hiển thị phía trên (chỉ xem được kết quả, ko xem được công thức)

Để cài đặt phông chữ mặc định khi mở 1 file excel mới, vào File / Options / General

Bên phải nhìn mục When creating new workbooks

    Use this font: Sử dụng phông chữ nào làm mặc định

    Font size: Sử dụng cỡ chữ làm mặc định

    Default view.. :Chế độ nhìn (dạng bình thường, dạng web, dạng phân trang…)

    Include this many sheet: Số lượng sheet bắt đầu.

Comments