Hướng dẫn cách làm bảng lương trên Excel cho HR chi tiết

Bảng lương là một công cụ quan trọng giúp bộ phận nhân sự theo dõi, tính toán và chi trả lương cho người lao động một cách chính xác. Trong nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc sử dụng Excel để làm bảng lương vẫn là lựa chọn phổ biến nhờ tính linh hoạt, dễ tùy chỉnh và không tốn chi phí phần mềm.

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ hướng dẫn cách làm bảng lương trên Excel, bao gồm các bước tạo bảng, thiết lập công thức tính lương, trích bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân theo đúng quy định mới nhất.

THỬ MIỄN PHÍ: GIẢI PHÁP TỰ ĐỘNG ĐỒNG BỘ DỮ LIỆU CHẤM CÔNG - TÍNH LƯƠNG

1. Hướng dẫn cách làm bảng lương trên Excel

Bước 1: Xác định bố cục chung của bảng lương

• Thông tin doanh nghiệp: gồm tên, địa chỉ hoặc chi nhánh, thường đặt ở góc trên.
• Tiêu đề: “Bảng thanh toán tiền lương” đặt ở chính giữa, nên viết hoa toàn bộ để làm nổi bật.
• Mẫu bảng: bảng nên được đặt trong Textbox để dễ di chuyển toàn bộ bảng mà không bị lệch các thông tin khác. Chọn Insert trên thanh menu, sau đó chọn mục Text Box.

• Thời gian lập bảng lương: ghi rõ tháng, năm để biết bảng lương này áp dụng vào thời gian nào. Điều này rất quan trọng để tham chiếu được bảng công của tháng tương ứng, thông tin tăng giảm hệ số lương thưởng hoặc các khoản phạt trong tháng của người lao động.
• Nội dung bảng lương: gồm các thông tin của người lao động phục vụ cho việc tính lương như họ tên, các thông tin cá nhân, thông tin về chấm công từ bảng chấm công… từ đó xác định được số tiền tương ứng. Liệt kê các khoản phụ cấp, thưởng, tạm ứng, khoản trích theo lương, thuế,… để xác định các khoản phải chi cho mỗi nhân viên.
• Số tiền bằng chữ: mục này nhắm xác nhận lại tổng số tiền một cách rõ ràng, tránh nhầm lẫn.
• Thời gian lập bảng và chữ ký của những người có trách nhiệm: người lập bảng, kế toán trưởng, giám đốc cần ký xác nhận để đảm bảo tính chính xác và cơ sở pháp lý cho việc trả lương.

Bước 2: Tham chiếu thông tin liên quan tới người lao động

Thông tin liên quan tới người lao động bao gồm bậc lương và hệ số lương, nằm trong danh sách nhân viên hoặc file danh sách hợp đồng lao động. Bạn sử dụng hàm Vlookup để tham chiếu các dữ liệu này từ sheet liên quan.

• Lookup_value: là họ tên người lao động tại cột B trong bảng lương.
• Table_array: là sheet chứa bảng danh sách nhân viên hoặc danh sách hợp đồng lao động của nhân viên. Bảng này cần chứa thông tin về bậc lương và hệ số lương, cột Họ tên nhân viên nằm ngoài cùng bên trái.
• Col_index_num: vị trí cột chứa hệ số lương và bậc lương.
• Yếu tố cuối cùng trong hàm Vlookup sử dụng số 0 để tìm kiếm chính xác theo tên nhân viên.

Bước 3: Cách tham chiếu thông tin từ bảng chấm công

Tương tự như cách lấy thông tin từ Danh sách nhân viên, chúng ta có thể tham chiếu tới bảng chấm công để lấy số công thực tế bằng hàm Vlookup:

• Lookup_value: Họ tên nhân viên tại cột B của bảng.
• Table_array: Vị trí bảng chấm công, trong đó cột Họ tên nhân viên nằm ngoài cùng bên trái.
• Col_index_num: Vị trí cột chứa thông tin về số công hoặc số sản phẩm đã hoàn thành.
• Yếu tố cuối cùng trong hàm Vlookup sử dụng số 0 để tìm kiếm chính xác theo tên nhân viên.

Bước 4: Cách xác định các khoản đã tạm ứng

Mỗi tháng nếu có nhân viên tạm ứng, số tiền này sẽ được ghi lại trong bảng theo dõi tạm ứng. Để thấy thông tin từ bảng này vào bảng lương cần dùng hàm Vlookup:

• Lookup_value: là họ tên nhân viên tại cột B trong bảng.
• Table_array: là vị trí bảng theo dõi tạm ứng, trong đó cột Họ tên nhân viên nằm ngoài cùng bên trái.
• Col_index_num: Vị trí cột chứa thông tin về số công cần tính, số sản phẩm hoàn thành.
• Yếu tố cuối cùng trong hàm Vlookup sử dụng số 0 để tìm kiếm chính xác theo tên nhân viên.

Bước 5: Cách tính các khoản trích theo lương

Từ tổng thu nhập và các khoản thu nhập tính đóng BHXH, thuế TNCN, người lập bảng sẽ tính được chính xác khoản trích đóng.

• Bảo hiểm: xác định mức đóng, tỷ lệ đóng các khoản bảo hiểm theo quy định mới nhất về BHXH.
• Thuế TNCN: tính thuế TNCN phải nộp căn cứ vào biểu thuế lũy tiến theo quy định trong luật thuế TNCN, thu nhập tính thuế và các khoản giảm trừ

Bước 6: Xác định số tiền thực lĩnh trong tháng

Áp dụng công thức sau:

Số tiền thực lĩnh = Tổng thu nhập - Số đã tạm ứng lương kỳ I - Các khoản trích theo lương

Xem thêm:

• Hướng dẫn cách sử dụng hàm Vlookup để tính lương trong Excel chính xác, nhanh chóng

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm tính lương dễ sử dụng và thao tác đơn giản hơn, hãy tìm hiểu ngay AMIS Tiền Lương.

2. Quy định về bảng tính lương

Đối với bảng tính lương, doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu phù hợp với nhu cầu sử dụng, miễn là có các nội dung chủ yếu và cung cấp các thông tin theo quy định của Luật Kế toán, căn cứ theo Điều 9 Thông tư 200/2014/TT-BTC:

“Các chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc), doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng theo biểu mẫu ban hành kèm theo phụ lục số 3 Thông tư này hoặc được tự thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế.”

Ngoài ra quy định tại Điều 10 Thông tư 133/2016/TT-BTC cũng nêu rõ:

“Các chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc), doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu và phải đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn Luật Kế toán.”

3. Căn cứ để làm bảng tính lương

Để làm bảng tính lương thì Excel là phần mềm được sử dụng rộng rãi nhất, bất kể ngành nghề, lĩnh vực. Công cụ này giúp bộ phận nhân sự tính toán lương thưởng, BHXH, thuế TNCN cũng như các phúc lợi khác. Trước khi làm bảng tính lương, cần lưu ý các yếu tố sau:

• Hợp đồng lao động với các điều khoản thỏa thuận về lương.
• Mức lương tối thiểu vùng theo quy định hiện hành
• Các khoản chi phí có phải đóng thuế TNCN và không phải đóng thuế TNCN.
• Khoản thuế TNCN phải nộp.
• Các khoản tiền phải đóng và không phải đóng bảo hiểm xã hội.
• Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm vào chi phí của doanh nghiệp, trích vào lương của người lao động.
• Bảng chấm công của người lao động hoặc văn bản xác nhận hoàn thành công việc trong trường hợp người lao động được trả lương khoán hoặc lương theo sản phẩm.

4. Cách tính các chỉ tiêu trong bảng lương Excel

4.1 Lương chính

Lương chính là lương mà người lao động được trả thể hiện trên hợp đồng lao động. Tùy vào việc thỏa thuận giữa người lao động và nhà tuyển dụng mà lương chính có thể được tính theo tháng hoặc theo giờ. Bên cạnh đó mức lương chính cũng là văn cứ để xây dựng mức lương đóng BHXH, được thể hiện trên thang bảng lương mà doanh nghiệp thiết lập để nộp cho cơ quan bảo hiểm.

Ví dụ: Công ty Cổ phần ABC ở vùng 2 thì mức lương tối thiểu năm 2024 là 4.410.000 đồng. Trên hợp đồng và trên bảng lương, mức lương chính không được nhỏ hơn mức lương tối thiểu trên. Tiếp theo, tùy thuộc vào từng vị trí, bộ phận nhân sự cần xây dựng chính sách lương phù hợp.

4.2 Các khoản phụ cấp

Phụ cấp là các khoản tiền bổ sung mà người lao động nhận được ngoài lương chính, để bù đắp cho các chi phí phát sinh trong quá trình làm việc. Các loại phụ cấp và mức độ trả phụ cấp có thể được tính khác nhau tùy thuộc vào quy định của từng công ty, ngành nghề.

Phụ cấp không cần đóng BHXH:

• Các khoản thưởng theo Điều 104 Bộ Luật Lao Động 2019.
• Tiền thưởng sáng kiến.
• Tiền ăn giữa ca.
• Phụ cấp xăng xe, điện thoại, đi lại, nhà ở, nuôi con nhỏ, giữ trẻ…
• Phụ cấp khi người lao động có người thân bị chết, người thân kết hôn, sinh nhật người lao động, trợ cấp người lao động gặp khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
• Các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.

Trong các khoản phụ cấp không phải đóng BHXH thì có khoản phải đóng thuế TNCN: tiền thưởng, phụ cấp xăng xe, đi lại, phụ cấp nuôi con nhỏ. Các khoản không phải đóng thuế TNCN: phụ cấp ăn ca, ăn trưa, điện thoại, công tác phí, trang phục, làm thêm giờ, hiếu hỷ.

Phụ cấp tiền thuê nhà doanh nghiệp trả cho người lao động sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế. Khoản này không được vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế.

Riêng phụ cấp trách nhiệm phải đóng BHXH và thuế TNCN.

4.3 Tổng thu nhập

Công thức tính tổng thu nhập được quy định như sau:

Tổng thu nhập = Lương chính + Các khoản phụ cấp

4.4 Ngày công

Ngày công là số ngày mà nhân viên thực hiện công việc trong một tháng, không tính các ngày nghỉ lễ, nghỉ phép, nghỉ ốm,…

Ngày công được tính theo số giờ làm việc của nhân viên trong một ngày, chia cho số giờ quy định của công ty. Cần dựa vào bảng chấm công để tính toán chính xác.

4.5 Cách tính tổng lương thực tế

Tổng lương thực tế là số tiền mà người lao động nhận được sau khi tính cả lương chính và các khoản phụ cấp khác, trừ đi các khoản khấu trừ như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, tạm ứng, nợ…

Cách tính 1:

Tổng tiền lương thực tế = Lương tháng theo thỏa thuận x (Số ngày công đi làm thực tế / 26)

Ví dụ nhân viên A được thỏa thuận trả lương 6.000.000đ/tháng.

Nếu A đi làm đủ 26 ngày công trong tháng, A sẽ nhận được 6.000.000 x 26/26 = 6.000.000đ

Nếu A đi chỉ đi làm 24 ngày công trong tháng, A sẽ nhận được 6.000.000 x 24/26 = 5.538.461đ

Cách tính 2:

Tổng lương thực tế = Lương tháng theo thỏa thuận / số ngày công hành chính của tháng x số ngày làm việc thực tế

Trong trường hợp này số ngày công hành chính của tháng có thể thay đổi tùy thời điểm.

Ví dụ tháng 3 có 24 ngày công, A đi làm đủ, A sẽ nhận được: 6.000.000 / 24 x 24 = 6.000.000đ

Tháng 4 có 25 ngày công, A đi làm 23 ngày công, A sẽ nhận được 6.000.000 / 25 * 23 = 5.520.000đ

Lưu ý: Theo Khoản 4 điều 14 Thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH, tiền lương ngày được trả cho một ngày làm việc xác định trên cơ sở tiền lương tháng chia cho số ngày làm việc bình thường trong tháng mà doanh nghiệp đề ra, nhưng tối đa không quá 26 ngày.

Dùng thử & nhận tư vấn

4.6 Lương đóng BHXH

Lương đóng BHXH là số tiền mà người lao động phải đóng vào hệ thống BHXH để tham gia bảo hiểm và được hưởng các quyền lợi trợ cấp từ BHXH khi có nhu cầu hoặc khi có sự cố xảy ra, ví dụ như tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nghỉ thai sản, nghỉ hưu…

Lương đóng BHXH = Lương chính + các khoản phụ cấp phải đóng BHXH

Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH thì các khoản phụ cấp phải đóng BHXH là phụ cấp chức vụ, chức danh; phụ cấp trách nhiệm; phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; phụ cấp thâm niên; phụ cấp khu vực; phụ cấp lưu động; phụ cấp thu hút và các phụ cấp có tính chất tương tự.

4.7 Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm và công đoàn

Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm theo Quyết định 595/QĐ BHXH như sau:

Các khoản trích theo lương Tỷ lệ trích vào chi phí DN Tỷ lệ trích vào lương của NLĐ Tổng 1. Bảo hiểm xã hội 17,5% 8% 25,5% 2. Bảo hiểm y tế 3% 1,5% 4,5% 3. Bảo hiểm thất nghiệp 1% 1% 2% Tổng các khoản bảo hiểm 21,5% 10,5% 32% 4. Kinh phí công đoàn 2% 2% Tổng các khoản BH và công đoàn 23,5% 10,5% 34%

Tham khảo: Top 10+ phần mềm tính lương nhân viên được sử dụng nhiều nhất tại các doanh nghiệp, giúp tạo chu kỳ tính lương, thiết lập công thức, tự động tính lương

4.8 Thuế TNCN phải nộp

Thuế TNCN là một loại thuế mà người có thu nhập cá nhân phải nộp cho Nhà nước dựa trên thu nhập cá nhân của họ dựa vào quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân và Thông tư số 111/2013/TT-BTC. Công thức tính Thuế TNCN phải nộp:

Thuế TNCN phải nộp = (Tổng thu nhập - Giảm trừ gia cảnh - Giảm trừ cá nhân) x Thuế suất

Đối với người lao động ký hợp đồng trên 3 tháng: tính thuế TNCN theo biểu lũy tiến từng phần.

Đối với người lao động thời vụ, thử việc, ký hợp đồng dưới 3 tháng: khấu trừ 10% trên thu nhập.

4.9 Tạm ứng

Tạm ứng là số tiền người lao động xin được ứng trước thời hạn doanh nghiệp chi trả lương. Khi tính lương cần khấu trừ khoản nhận trước này.

4.10 Thực lĩnh

Thực lĩnh là số tiền mà nhân viên thực sự nhận được sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ và tạm ứng. Số tiền thực lĩnh có thể thay đổi tùy thuộc vào mức lương, số lượng khoản khấu trừ và các quy định thuế hay pháp lý của từng quốc gia.

Thực lĩnh = Tổng thu nhập - Khoản tiền BHXH trích vào lương - Thuế TNCN phải nộp (nếu có) - Tạm ứng (nếu có).

Lưu ý:

• Người lao động cần ký xác nhận vào bảng thanh toán tiền lương thì chi phí lương mới được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp
• Người lao động làm thêm giờ, tăng ca vào ngày thường sẽ được trả lương ít nhất bằng 150% đơn giá tiền lương của công việc đang làm, vào ngày nghỉ hàng tuần ít nhất bằng 200%, vào ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương ít nhất bằng 300%.

Đọc thêm bài viết liên quan:

• Mẫu giấy xác nhận lương mới nhất
• Mẫu phiếu lương chuyên nghiệp

5. AMIS Tiền Lương - Tính lương tự động không cần Excel

AMIS Tiền Lương - Giải pháp tính lương tự động không cần đến Excel ngày càng được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Phần mềm tự động nhận thông tin từ bảng công và danh sách nhân viên, tính lương tự động nhanh chóng, hạn chế sai sót đáng kể.

Bộ phận kế toán và nhân sự không cần đau đầu mỗi khi hệ số lương, bậc lương của nhân viên thay đổi vì phần mềm sẽ tự động cập nhật khi hồ sơ nhân viên có điểm mới. Ngoài ra công thức lương chỉ cần nhập một lần duy nhất ban đầu và chọn đối tượng nhân viên để áp dụng, không cần điều chỉnh nhiều.

Dùng thử miễn phí

Bài viết trên của MISA AMIS đã giúp cho bạn đọc phần nào hiểu rõ hơn về các thành phần trong bảng lương và cách làm bảng lương trên Excel với công thức đơn giản. Hy vọng các HR có thể áp dụng ngay trong việc lập bảng lương hàng tháng tại doanh nghiệp mình.