Hồ sơ mời thầu & quy trình đấu thầu, lựa chọn nhà thầu 2025

Tìm hiểu: Hồ sơ mời thầu, quy trình lựa chọn nhà thầu truyền thống, quy trình đấu thầu qua mạng Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và thời gian trong đấu thầu.

Trong quá trình triển khai dự án xây dựng hoặc cung cấp dịch vụ, việc lựa chọn nhà thầu phù hợp không chỉ đảm bảo chất lượng công việc mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả và thành công của dự án. Đặc biệt đối với bên mời thầu, việc nắm rõ các bước cơ bản trong quy trình đấu thầu là rất quan trọng. Trong bài viết này, Anpha sẽ chia sẻ cho bạn quy trình lựa chọn nhà thầu từ việc lập hồ sơ mời thầu, trình tự các bước và thời gian tổ chức đấu thầu đối với 3 hình thức đấu thầu phổ biến là đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế và chào hàng cạnh tranh.

Hướng dẫn cách lập hồ sơ mời thầu

1. Hồ sơ mời thầu là gì?

Hồ sơ mời thầu là tất cả những tài liệu được sử dụng đối với 3 hình thức đấu thầu là:

• Đấu thầu rộng rãi;
• Đấu thầu hạn chế;
• Chào hàng cạnh tranh.

Hồ sơ mời thầu đóng vai trò quan trọng trong việc xác định, mô tả các yêu cầu, tiêu chuẩn và điều kiện mà các nhà thầu, nhà đầu tư cần tuân thủ khi tham gia đấu thầu cũng như khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu.

2. Hồ sơ mời thầu gồm những gì?

Theo Điều 44 Luật Đấu thầu 2023, thông tin về hồ sơ mời thầu cụ thể như sau:

➤ Thành phần của hồ sơ mời thầu gồm:

• Chỉ dẫn nhà thầu, tùy chọn mua thêm (nếu có);
• Bảng dữ liệu đấu thầu;
• Tiêu chí đánh giá hồ sơ dự thầu hợp lệ;
• Các yêu cầu đối với nhà thầu: năng lực, kinh nghiệm, tài chính…;
• Biểu mẫu mời thầu và dự thầu;
• Phạm vi cung cấp, yêu cầu kỹ thuật, điều khoản tham chiếu;
• Điều kiện và biểu mẫu hợp đồng;
• Hồ sơ, bản vẽ và nội dung khác (nếu có).

➤ Hồ sơ mời thầu thường cung cấp xuất xứ theo nhóm nước và vùng lãnh thổ. Tuy nhiên, hồ sơ mời thầu sẽ được quy định về xuất xứ, nhãn hiệu của hàng hóa nếu:

• Gói thầu áp dụng phương thức chỉ định thầu và thỏa các điều kiện để áp dụng phương thức chỉ định thầu;
• Người có thẩm quyền quyết định chọn hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế và chào hàng cạnh tranh.

➤ Hồ sơ mời thầu không được chứa bất kỳ điều khoản nào nhằm hạn chế sự tham gia của các nhà thầu hoặc thiên vị, không công bằng để tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu. Nếu có thì nội dung này sẽ bị coi là vô hiệu.

Dựa vào những yêu cầu của hồ sơ mời thầu và tùy vào từng phương thức đấu thầu mà nhà thầu sẽ chuẩn bị thành phần hồ sơ dự thầu tương ứng nộp cho bên mời thầu.

>> Tìm hiểu thêm: Các hình thức đấu thầu.

Quy trình đấu thầu qua mạng

Theo Luật Đấu thầu 2023, trình tự các bước đấu thầu online được thực hiện như sau:

• Bước 1: Đăng ký tài khoản trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia;
• Bước 2: Đăng tải thông báo sơ tuyển hoặc mời thầu trên Hệ thống đấu thầu quốc gia;
• Bước 3: Phát hành, thẩm định, kiểm duyệt hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời thầu và hồ sơ yêu cầu;
• Bước 4: Nhà thầu nộp hồ sơ dự sơ tuyển hoặc dự thầu hoặc hồ sơ đăng ký thực hiện dự án;
• Bước 5: Thực hiện mở thầu;
• Bước 6: Đánh giá hồ sơ, mời thương thảo, đàm phán hợp đồng với nhà thầu, sau đó thẩm định, kiểm duyệt và công bố kết quả đấu thầu.

Lưu ý:

• Mọi thông tin về đấu thầu đều được đăng tải công khai và không hạn chế quyền truy cập trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia;
• Thời gian đấu thầu tuân theo thời gian chuẩn của quốc gia;
• Thông tin về lịch sử các giao dịch đều được lưu lại trên hệ thống;
• Nhà thầu không thể nộp hồ sơ dự thầu sau thời điểm đóng thầu.

-

Trường hợp bạn lần đầu thực hiện đấu thầu qua mạng chưa có kinh nghiệm có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ đăng ký đấu thầu qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia của Kế toán Anpha. Chi phí trọn gói chỉ từ 1.500.000 đồng, Anpha sẽ thay bạn chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và hoàn thành thủ tục trong vòng 4 - 5 ngày làm việc.

GỌI NGAY

Quy trình lựa chọn nhà thầu

Theo Luật Đấu thầu 2023 thì tùy vào từng hình thức đấu thầu mà quy trình tổ chức đấu thầu tương ứng cũng sẽ khác nhau. Cụ thể về 3 thủ tục lựa chọn nhà thầu theo luật mới sẽ được Anpha chia sẻ dưới đây.

1. Lựa chọn nhà thầu đối với hình thức đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế

Trình tự đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế được thực hiện như sau:

• Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu bao gồm các hoạt động như: lập, thẩm định và phê duyệt hồ sơ mời thầu…;
• Bước 2: Tổ chức đấu thầu bao gồm các hoạt động như: phát hành, sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu, tiếp nhận hồ sơ dự thầu, mở thầu…;
• Bước 3: Đánh giá hồ sơ dự thầu và mời thương thảo hợp đồng đối với các gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn;
• Bước 4: Kiểm tra, xét duyệt và công bố kết quả đấu thầu, đồng thời giải thích lý do nhà thầu không trúng thầu (nếu nhà thầu yêu cầu);
• Bước 5: Ký kết và thực hiện hợp đồng.

Lưu ý:

Đối với các gói thầu đấu thầu quốc tế như mua sắm hàng hóa, xây lắp, cung cấp dịch vụ phi tư vấn hoặc các gói thầu hỗn hợp, gói thầu yêu cầu kỹ thuật cao… thì bên mời thầu có thể thương thảo hợp đồng với nhà thầu xếp hạng đầu tiên.

2. Lựa chọn nhà thầu đối với hình thức chào hàng cạnh tranh

Các bước trong quy trình chào hàng cạnh tranh thông thường bao gồm:

• Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu bao gồm các hoạt động như: lập, thẩm định và phê duyệt hồ sơ mời thầu…;
• Bước 2: Tổ chức đấu thầu bao gồm các hoạt động như: phát hành, sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu, tiếp nhận hồ sơ dự thầu, mở thầu…;
• Bước 3: Đánh giá hồ sơ dự thầu;
• Bước 4: Kiểm tra, xét duyệt và công bố kết quả đấu thầu, đồng thời giải thích lý do nhà thầu không trúng thầu (nếu nhà thầu yêu cầu);
• Bước 5: Ký kết và thực hiện hợp đồng.

Quy định về thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu qua mạng và trực tiếp

1. Thời gian đấu thầu qua mạng

Căn cứ Thông tư 11/2019/TT-BKHĐT quy định về thời gian lựa chọn nhà thầu qua mạng như sau:

• Thời gian phát hành hồ sơ mời thầu: Ngay sau khi có thông báo mời thầu/mời chào hàng;
• Thời gian làm rõ hồ sơ: Tiếp nhận đề nghị làm rõ hồ sơ mời thầu của nhà thầu và đăng tải văn bản làm rõ hồ sơ lên hệ thống ít nhất 2 ngày làm việc trước ngày có thời điểm đóng thầu;
• Thời gian mở thầu: Thực hiện công khai trên hệ thống trong vòng 2 giờ tính từ thời điểm đóng thầu (*);
• Thời gian thông báo kết quả: Thông báo công khai trên hệ thống trong vòng 7 ngày (tính từ ngày xét duyệt kết quả đấu thầu).

-

(*) Nếu đến thời điểm này nhưng không có nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu thì bên mời thầu có thể gia hạn thời điểm đóng thầu hoặc tổ chức đấu thầu lại.

2. Thời gian đấu thầu trực tiếp

Căn cứ Điều 45 Luật Đấu thầu 2023 quy định về thời gian lựa chọn nhà thầu trực tiếp như sau:

• Thời gian phát hành hồ sơ mời thầu: Cùng lúc với thông báo mời thầu/mời quan tâm;
• Thời gian sửa đổi hồ sơ:
  • Ít nhất 10 ngày trước ngày có thời điểm đóng thầu: Các trường hợp thông thường;
  • Ít nhất 3 ngày trước ngày có thời điểm đóng thầu: Đối với gói thầu xây lắp, hỗn hợp từ dưới 20 tỷ đồng và gói thầu mua sắm hàng hóa, dịch vụ phi tư vấn từ dưới 10 tỷ đồng.
• Thời gian mở thầu: Thực hiện công khai trong vòng 1 giờ tính từ thời điểm đóng thầu;
• Thời gian thông báo kết quả: Gửi kết quả đấu thầu cho các nhà thầu qua fax hoặc dịch vụ bưu chính trong vòng 5 ngày (tính từ ngày xét duyệt kết quả đấu thầu).

Các câu hỏi thường gặp về quy trình đấu thầu, lựa chọn nhà thầu

1. Hồ sơ mời thầu gồm những thành phần nào?

Hồ sơ mời thầu gồm các thành phần sau đây:

• Chỉ dẫn nhà thầu, tùy chọn mua thêm (nếu có);
• Bảng dữ liệu đấu thầu;
• Tiêu chí đánh giá hồ sơ dự thầu hợp lệ;
• Các yêu cầu đối với nhà thầu: năng lực, kinh nghiệm, tài chính, uy tín…;
• Biểu mẫu mời thầu và dự thầu;
• Phạm vi cung cấp, yêu cầu kỹ thuật, điều khoản tham chiếu;
• Điều kiện và biểu mẫu hợp đồng;
• Hồ sơ, bản vẽ và nội dung khác (nếu có).

>> Xem chi tiết:Hướng dẫn lập hồ sơ mời thầu.

2. Quy trình lựa chọn nhà thầu qua mạng gồm những bước nào?

Các bước đấu thầu qua mạng được thực hiện như sau:

• Bước 1: Bên mời thầu, nhà thầu đăng ký tài khoản hệ thống mạng đấu thầu quốc gia;
• Bước 2: Bên mời thầu đăng tải thông báo sơ tuyển, mời thầu;
• Bước 3: Bên mời thầu phát hành, thẩm định, kiểm duyệt hồ sơ mời sơ tuyển, mời quan tâm, mời thầu và hồ sơ yêu cầu;
• Bước 4: Nhà thầu nộp hồ sơ dự sơ tuyển, dự thầu;
• Bước 5: Bên mời thầu tiến hành mở thầu;
• Bước 6: Bên mời thầu đánh giá hồ sơ, mời thương thảo, đàm phán hợp đồng, thẩm định, kiểm duyệt và công bố kết quả đấu thầu.

>> Xem chi tiết: Quy trình đấu thầu qua mạng.

3. Thời gian mở thầu đối với đấu thầu qua mạng là bao lâu?

Bên nhà thầu công khai mở thầu trên hệ thống không quá 2 giờ tính từ thời điểm đóng thầu. Nếu đến thời điểm đóng thầu không có nhà thầu nộp hồ sơ, bên mời thầu có thể gia hạn thời điểm đóng thầu hoặc tổ chức đấu thầu lại.

>> Xem chi tiết: Thời gian đấu thầu qua mạng.

4. Có quy định thời gian đấu thầu qua mạng không?

Có. Tùy từng giai đoạn mà quy định thời gian như sau:

• Thời gian phát hành hồ sơ mời thầu: Ngay sau khi có thông báo mời thầu/mời chào hàng;
• Thời gian làm rõ hồ sơ: Ít nhất 2 ngày làm việc trước ngày có thời điểm đóng thầu để tiếp nhận đề nghị làm rõ hồ sơ mời thầu và đăng tải văn bản làm rõ hồ sơ lên hệ thống;
• Thời gian mở thầu: Trong vòng 2 giờ tính từ thời điểm đóng thầu phải thực hiện công khai trên hệ thống;
• Thời gian thông báo kết quả: Trong vòng 7 ngày tính từ ngày xét duyệt kết quả đấu thầu phải thông báo công khai trên hệ thống.

>> Xem chi tiết:Thời gian đấu thầu truyền thống.

Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) - 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.