Connect with us

Giáo Dục

Một số điều cần biết khi sử dụng Microsoft Project ~ ĐÀM TÀI CAP

Published

on

ĐTC – Một số điều cần biết trong Microsoft Project

Trong bài viết này ĐTC sẽ chia sẻ “cập nhật” tất tần tật những gì mà bạn có thể chưa biết hoặc hiểu chưa rõ khi sử dụng MS Project. Đây có thể là những điểm rất nhỏ bạn có thể bỏ qua khi sử dụng MS Project, hoặc những điểm bạn bạn còn mơ hồ khi sử dụng. Hãy cùng ĐTC tìm hiểu nhé.

Lưu ý: Hãy xem lại liên tục bài này, hoặc lưu bookmark vào vào trình duyệt Window để có thể xem lại bất cứ khi nào vì thông tin bài viết này ĐTC sẽ “cập nhật” thường xuyên. Những chia sẻ ở trong bài viết này phù hợp với MS Project version 2010 trở lên nhé các bạn.

1/ Elapsed Duration


– Nếu bạn khai báo cho 1 công tác 1 thời gian làm việc là Elapsed Duration trong trường dữ liệu Duration, thì công việc đó sẽ bỏ qua tất cả các lịch của dự án và sẽ sử dụng lịch 24 giờ một ngày và 7 ngày một tuần. Để nhập khoảng thời gian trôi qua (Elapsed Duration), bạn chỉ cần nhập “e” giữa khoảng thời gian và đơn vị.

Điều này rất hữu ích cho các công việc như bảo dưỡng bê tông hoặc các quy trình máy tính chạy 24 giờ một ngày.
Tổng thời gian tính toán sẽ gấp 3 lần so với cách tính thông thường của 1 công tác là 8 giờ mỗi ngày (tùy thuộc vào thời gian nghỉ trưa) và điều này có thể gây hiểu nhầm. 
Ví dụ dưới đây cho thấy sự khác biệt giữa 2 công tác có thời gian làm việc là 7 Elapsed days (7edays) và 7 days (trong lịch Standard của MS Project là 5 ngày mỗi tuần). Xem hình dưới đây



– Thời gian trượt của các công tác có Duration dạng “eday” tính theo lịch 24h/ngày sẽ khác hẳn dạng “day” tính theo 8h/ngày. Xem hình dưới đây

– Trong khi khai báo mối liên hệ mà chúng ta dùng dạng “eday” và “day” cũng sẽ khác nhau rất nhiều. Xem hình dưới đây

Một trường hợp khác, nếu trong mối liên hệ bạn dùng dạng “eday” thì MS Project sẽ tính toán mối liên hệ bao gồm cả ngày nghỉ bỏ qua mọi lịch mà chúng ta đã gán cho dự án. Xem hình dưới đây

2/ Mối liên hệ của công tác dạng Manual và Auto

Updating…

————————

Khóa học liên quan: 

Nguồn www.damtaicap.net

Rate this post
Continue Reading
Click to comment

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Giáo Dục

So găng 2 công cụ quản lý công việc Trello & Asana ~ ĐÀM TÀI CAP

Published

on

By

ĐTC – So găng 2 công cụ quản lý công việc Trello & Asana

Hiện nay chúng ta có rất nhiều lựa chọn các công cụ cho việc quản lý công việc. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng ĐTC nhận thấy có 2 trong số rất nhiều công cụ đó thực sự hữu ích và tiện dụng. Đó là Trello & Asana.

Trong bài viết này, ĐTC sẽ đưa ra những so sánh về phương pháp quản lý dự án của Trello & Asana cùng những điểm mạnh, điểm yếu của 2 công cụ để bạn có thể dễ dàng lựa chọn được công cụ phù hợp cho công việc của mình.

Trello và Asana

Cả hai công cụ này đều có những thế mạnh riêng, đáp ứng những nhu cầu khác nhau trong quản lý dự án, vậy ứng dụng nào sẽ là phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho bạn?

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đưa ra những so sánh về phương pháp quản lý dự án của Trello & Asana, điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra kết luận về công cụ tối ưu hơn cả.

Trello là công cụ quản lý dự án vận hành theo phương pháp Kanban. Nguyên lí của phương pháp này là trực quan hoá công việc thành một bảng thông tin, gồm các cột tương ứng với trạng thái công việc To do, Doing, hoặc Done. Mục đích của việc phân loại là để giới hạn số “công việc đang tiến hành”, điều này giúp cho cả nhóm có thể làm việc tập trung hơn, tránh lãng phí thời gian khi phải di chuyển qua lại giữa các công việc khác nhau.

Giao diện làm việc của Trello

Ở Trello, mỗi “thẻ” đại diện cho một nhiệm vụ. Các thẻ được phân loại thành các danh sách, mỗi danh sách đại diện cho một tình trạng công việc hoặc một tính chất khác biệt (cần hoàn thành, đã hoàn thành…). Các cột được xếp trong một “bảng”, mỗi “bảng” là một dự án, hoặc một luồng công việc cụ thể.

Trello quản lý công việc dựa trên thẻ (card-based), các bình luận, trao đổi, ghi chú sẽ xảy ra xung quanh “thẻ” này. Trello hoạt động rất tốt nếu bạn tổ chức dự án theo chiều dọc (theo các giai đoạn khác nhau của dự án), bạn có thể di chuyển một thẻ (công việc) từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo.

Ví dụ: Bạn có thể sử dụng Trello cho việc quản lý các công việc của phòng Đi tư các “Công việc cần làm” đến “Công việc đang làm” và cuối cùng là “Công việc đã làm

Qua thực tế sử dụng ĐTC khuyến nghị sử dụng Trello cho các team từ 3 – 10 người, với đặc thù công việc theo dạng tuần tự, cần tập trung vào sự đơn giản, cộng tác hiệu quả, nhanh gọn thay vì quản trị.

2. Công cụ Asana

Khác với Trello, Asana không trực quan dòng công việc (work flow), nó trông giống như một danh sách việc phải làm (to-do list) của cả công ty, nơi tất cả mọi người có thể tạo nhiệm vụ và giao việc cho người khác.

Công cụ Asana
Giao diện làm việc cùa Asana

Cách quản lý của Asana được minh hoạ qua hình sau:

Ở Asana, mỗi thành viên có một tài khoản riêng và có thể tham gia nhiều “Team” khác nhau. Ví dụ, bạn có thể đồng thời ở cả team Quản lý thi công, Quản lý dự án, Tài chính kế toán… Một người có thể là thành viên của nhiều hơn một team.

Trong mỗi team, “Dự án” được tạo ra và giúp xác định các khối công việc chính mà team cần làm. Bên trong các dự án này, bạn có danh sách “Nhiệm vụ- Task” và “Nhiệm vụ phụ- Subtask” được phân bổ cho các thành viên khác nhau. Những nhiệm vụ này chia nhỏ công việc trong một dự án và xác định rõ ràng ai đang làm gì và vào ngày nào (Trả lời được 2 W: Who + When). Bên trong mỗi công việc, bạn cũng có phần bình luận để giao tiếp với nhau về nhiệm vụ đang diễn ra.

Công cụ Asana quản lý dự án dựa trên các nhiệm vụ (task-based). Asana thích hợp cho các công ty có hệ thống công việc phức tạp, một người cần phải tham gia nhiều dự án/ phòng ban khác nhau. Khi đó, Asana không chỉ giúp team cộng tác hiệu quả, mà còn giúp người quản lý theo dõi tổng thể công việc ở tất cả các phòng ban và dự án.

Chi phí để sử dụng Trello vs Asana

Điểm chung của Trello và Asana là đều có bản miễn phí, cho phép bạn sử dụng các tính năng cơ bản. Tuy nhiên khi bạn bắt đầu sử dụng nhiều hơn và nhiều hơn nữa, bạn sẽ thấy phải nâng cấp lên phiên bản trả tiền để loại bỏ hầu hết các giới hạn ràng buộc ở phiên bản miễn phí.

Bản nâng cấp của Trello có giá 9.99$, tương đương với hơn 200.000 đồng/ người dùng/ tháng. Ở bản miễn phí, bạn được phép mời thành viên và tạo bảng không giới hạn, tuy nhiên bạn sẽ không truy xuất được thông tin để lưu giữ offline, chỉ có thể tích hợp được 1 ứng dụng khi dùng bản miễn phí, dung lượng tệp đính kèm chỉ cho phép tới 10 MB…

Cũng giống Trello, Asana cho phép dùng bản miễn phí nhưng chỉ với tối đa 15 thành viên, nếu số thành viên lớn hơn thì phải dùng bản nâng cấp có giá 8,33$ tương đương với 190.000 đồng/ người dùng/ tháng. Với phiên bản này, Asana sẽ mở thêm các tính năng như báo cáo, tuỳ chỉnh quyền riêng tư cho dự án, tính năng tìm kiếm nâng cao…

Ưu điểm và nhược điểm của Trello và Asana

Điểm chung của Trello và Asana là đều tập trung vào việc cho phép các thành viên trong nhóm phối hợp tốt hơn, giúp các dự án, nhiệm vụ được sắp xếp khoa học, có tổ chức. Tuy nhiên do cách thức quản lý khác nhau, nên mỗi ứng dụng đều những ưu nhược điểm riêng.

Ưu điểm của Trello

– Dễ sử dụng

Giao diện làm việc của Trello giống hệt với các tờ giấy note được dán trên màn hình. Do vậy, bất kì ai nhìn vào cũng có thể dễ dàng nắm bắt và sử dụng. Các thao tác sử dụng cũng rất đơn giản. 

– Theo dõi trực quan

Trello được thiết kế dựa trên phương pháp quản lý dự án Kanban, nên các giai đoạn công việc sẽ được phân chia thành các danh sách như các to-do list. Và chỉ cần nhìn vào giao diện, là nhà quản lý đã nắm bắt ngay được tiến độ dự án một cách trực quan nhất.

– Khả năng tích hợp lớn

Trello còn có ưu điểm đáng kể đó là khả năng tích hợp lớn khi sử dụng bản trả phí. Nếu bạn sử dụng gói Free, dung lượng file đính kèm chỉ có 10MB nhưng nếu bạn sử dụng gói Business, con số đó lên tới 250MB

Ưu điểm của Asana

– Giao tiếp tốt

Asana có thể giúp loại bỏ việc dùng email hoặc ứng dụng thứ ba để giao tiếp, bởi người dùng được tự động nhận thông báo trong hộp thư đến của họ khi một nhiệm vụ được giao hoặc thay đổi. Tính năng bình luận ở từng nhiệm vụ có thể thay thế các email trao đổi công việc. Giao tiếp theo thời gian thực cho phép các thành viên phản hồi nhanh chóng, giảm thiểu các cuộc họp tốn thời gian.

– Theo dõi tổng quan dự án

Giao diện dạng danh sách, phân chia công việc theo thứ bậc từ lớn đến nhỏ, giúp người quản lý theo dõi được tổng thể dự án.

– Báo cáo công việc

Asana có báo cáo trực quan, cập nhật theo thời gian thực giúp nhà quản lý ngay lập tức đánh giá được hiệu quả của dự án, tuy nhiên tính năng này chỉ có ở phiên bản trả phí.

– Tuỳ chỉnh quyền riêng tư cho dự án

Ở phiên bản trả phí, Asana có thể tạo dự án với tuỳ chỉnh quyền riêng tư (dự án chỉ hiển thị với một số thành viên cho phép), tạo một không gian làm việc an toàn cho những công việc mang tính bảo mật cao.

Nhược điểm của Trello

– Không lý tưởng cho các dự án có hàng trăm nhiệm vụ

– Khi số lượng thẻ bắt đầu gia tăng, Trello trở nên khó sử dụng, bởi người dùng bắt đầu mất tầm nhìn vào những gì đã làm, và cần phải tìm kiếm thẻ nhiều hơn và thường xuyên hơn.

– Không phân cấp thành viên quản trị

– Tất cả các thành viên tham gia dự án trên Trello đều có quyền chỉnh sửa, giao việc, xóa bỏ phần đã đánh dấu trước. Sự phân quyền lỏng lẻo hoàn toàn không phù hợp nếu có nhu cầu áp dụng Trello cho cấp độ doanh nghiệp.

– Môi trường giao tiếp kém

Mặc dù các thành viên có thể trao đổi trong các thẻ, tuy nhiên lại thiếu một giao diện cho các bình luận chung về toàn bộ dự án. Trello không có tính năng chat, vì vậy cần tích hợp với một công cụ giao tiếp khác như Slack.

– Không phù hợp cho quản lí thời gian

Với duy nhất một giao diện trải theo chiều ngang, Trello gây khó khăn cho người dùng trong việc quản lý thời gian chính xác của các công việc. Các thẻ được thiết kế độc lập, cản trở việc quản lý mối quan hệ giữa các đầu việc

– Thiếu báo cáo công việc

Trello có thể là một công cụ tuyệt vời cho làm việc nhóm, nhưng lại thiếu đi nhiều tính năng thiết yếu đối với vai trò của một người Quản lý (Project/Team manager); trong đó phải kể đến việc báo báo. Trello không có một giao diện cho phép người quản lý theo dõi ngay được công việc đã hoàn thành được bao nhiêu % so với dự kiến, những cá nhân nào đang đảm bảo được tiến độ công việc được giao,…)

Nhược điểm của Asana

– Không phù hợp với các dự án có tính chất công việc theo tuần tự

Giao diện to-do list thiếu khả năng sắp xếp theo thứ tự chính là điểm yếu của Asana khi quản lý loại dự án này.

– Không có bản tiếng Việt

Hiện tại Asana chỉ có duy nhất một phiên bản tiếng Anh mà chưa mở rộng sang các ngôn ngữ khác.

– Không có biểu đồ Gantt cho quản lý dự án

Đối với các dự án lớn, có nhiều công việc phải hoàn thành cùng lúc, trình tự công việc chồng chéo nhau, trực quan hoá công việc bằng biểu đồ Gantt là điều cực kì cần thiết. Tuy nhiên hiện tại Asana vẫn chưa có tính năng này.

Từ những phân tích ở trên có thể bạn sẽ khó phân định được Trello hay Asana tối ưu hơn, bởi mỗi công cụ quản lý chỉ phục vụ tốt nhất cho những công việc mang tính đặc thù nhất định. Tùy theo tính chất công việc, quy mô dự án, quy mô đội ngũ, bạn có thể sử dụng Trello hoặc Asana kết hợp với một ứng dụng khác để đáp ứng những nhu cầu còn thiếu trong quản lý.

——————————

Nguồn www.damtaicap.net

Rate this post
Continue Reading

Giáo Dục

Định nghĩa dự án theo chuẩn PMBOK ~ ĐÀM TÀI CAP

Published

on

By

ĐTC – Định nghĩa dự án theo chuẩn PMBOK

Điềm giống nhau giữa các hoạt động – vận hành và các dự án

Các tổ chức thực hiện công việc của mình. Công việc nói chung liên quan đến các hoạt động – vận hành hoặc các dự án, mặc dù hai thứ này có thể đan xen với nhau. Các hoạt động vận hành và các dự án có nhiều điều chung, ví dụ:

  • Do con người thực hiện
  • Bị hạn chế bởi các nguồn lực
  • Được lập kế hoạch, được thực thi và bị kiểm soát

Điểm khác nhau giữa hoạt động – vận hành và các dự án

Điểm khác nhau cơ bản giữa các hoạt động – vận hành và các dự án là các hoạt động – vận hành thì tiếp diễn và lặp lại trong khi các dự án thì có tính tạm thời và duy nhất. Vì vậy một dự án có thể được định nghĩa theo đặc điểm phân biệt nó – Dự án là một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm hoặc một dịch vụ duy nhất.

Một số ví dụ về dự án:

  • Phát triển một sản phẩm, hoặc một dịch vụ mới
  • Xây dựng một tòa nhà hoặc một trung tâm thương mại
  • Thiết kế một phương tiện giao thông mới
  • Thiết kế một công nghệ thi công mới

Tạm thời: có nghĩa là mỗi dự án đều có điểm bắt đầu và kết thúc xác định.

ĐTC - Tính tạm thời của dự án

Dự án kết thúc khi mà các mục tiêu của nó đạt được, hoặc khi trở nên rõ ràng là các mục tiêu của dự án sẽ không hoặc không thể đạt được và dự án sẽ chấm dứt. Tạm thời không có nghĩa là thời hạn thực hiện ngắn; nhiều dự án kéo dài hàng năm hoặc nhiều năm. Tuy nhiên trong mọi trường hợp dự án luôn có một độ dài xác định và không phải là những cố gắng tiếp diễn liên tục. Hơn nữa hầu hết các dự án được thực hiện để tạo ra một kết quả kéo dài. 

Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất: Các dự án liên quan đến việc làm gì đó chưa từng làm trước đây và do vậy là duy nhất. 

ĐTC- Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất

Một sản phẩm hoặc dịch vụ vẫn có thể duy nhất khi loại sản phẩm hoặc dịch vụ đó thuộc nhóm lớn. Sự hiện diện của các yếu tố lặp lại không làm thay đổi tính duy nhất căn bản của toàn bộ nỗ lực. Ví dụ: Một dự án phát triển bất động sản có thể bao gồm hàng tram đơn vị cá nhân. Bởi vì sản phẩm của mỗi dự án là duy nhất, các đặc điểm để phân biệt sản phẩm dịch vụ phải được liên tục chi tiết hóa.


Sau khi tìm hiểu xong về Khái niệm dự án ở trên, bạn hãy comment 1 vài dự án mà bạn đã thực hiện phía dưới bài viết này nhé. Hãy tương tác với ĐTC, có như thế chúng ta mới cùng nhau phát triển được. OK, HÃY COMMENT phía dưới bạn nhé.

Nguồn www.damtaicap.net

Rate this post
Continue Reading

Giáo Dục

10 Bước thực hiện để ứng dụng Microsoft Project vào dự án thực tế ~ ĐÀM TÀI CAP

Published

on

By

ĐTC – 10 Bước thực hiện để ứng dụng Microsoft Project vào dự án thực tế

BƯỚC 1: Thiết lập thông số cho MS Project (Option, Change working time) 

BƯỚC 2: Lập danh sách công việc theo WBS, thời gian thực hiện công việc tương ứng 

BƯỚC 3: Thiết lập thông tin từng công việc và các mối liên hệ giữa các công việc 

BƯỚC 4: Thiết lập danh sách tài nguyên sử dụng cho dự án, gán tài nguyên cho các công việc (phân bổ lại nguồn lực nếu có). 

BƯỚC 5: Xác định đường găng, xem xét sự phân bổ tài nguyên. Hiệu chỉnh tiến độ sao cho phù hợp. 

BƯỚC 6: Lưu tiến độ thành bản kế hoạch dự án (Base line) (In ấn tiến độ kế hoạch) 

BƯỚC 7: Theo dõi và cập nhật tiến độ hoàn thành của dự án theo % hoàn thành thực tế, thời gian hoàn thành, ngày bắt đầu, ngày kết thúc. (Lặp đi lặp lại) 

BƯỚC 8: Định kỳ đánh giá dự án, so sánh tình trạng dự án hiện tại với kế hoạch (Base line) đã lưu trước đó. Đề xuất phương án điều chỉnh thời gian thực hiện các công việc còn lại cho phù hợp. (Lặp đi lặp lại) 

BƯỚC 9: Kế hoạch thay đổi nhiều so với hiện tại, ta lấy bản tiến độ sau khi đã điều chỉnh thời gian các công việc còn lại phù hợp lưu lại thành bản kế hoạch mới (base line 1) 

BƯỚC 10: Báo cáo định kỳ. 


Live Stream – 10 bước thực hiện để ứng dụng Micrrosoft Project vào dự án thực tế 

————————-

Hãy chia sẻ những điều tuyệt vời này cho những người bạn, đồng nghiệp của bạn nhé. Và đừng quên LIKE ủng hộ Page #MicrosoftProjectVietNam, Admin Đàm Tài Cap nhé bạn.

Hay comment những khó khăn của bạn khi sử dụng Microsoft Project trong việc quản lý của bạn. Tôi sẽ giúp bạn giải quyết những khó khăn đó.



Thành công cho bạn!

Khóa học liên quan: 


Nguồn www.damtaicap.net

Rate this post
Continue Reading

Trending

Copyright © 2017 Zox News Theme. Theme by MVP Themes, powered by WordPress.