ĐTC – Tạo lịch làm việc trong Microsoft Project
Việc tạo ra một định dạng lịch riêng cho riêng mỗi chúng ta (công ty) là rất cần thiết. Vì mỗi một dự án yêu cầu một lịch làm việc khác nhau, mỗi công ty yêu cầu một lịch làm việc khác nhau. Ví dụ như một dự án kéo dài nhiều năm thì thiết lập lịch làm việc theo ngày tỏ ra không hợp lý, hay ở Việt Nam chúng ta thương nghỉ một số ngày tết như 30/4 – 1/5, 2/9, giỗ tổ…Do đó nhất thiết chúng ta phải tạo ra các lịch phù hợp với dự án.
1/ Tạo lịch làm việc riêng
Project/ Change Working Time
Để tạo lịch mới nhấn chọn Create New Calendar khi đó sẽ có 2 lựa chọn Tạo mới – Create new base calendar hoặc Tạo một bản lịch sao chép – Make a copy of Standard của MP sẵn có (Standard, 24 hours, Night Shift). Bạn có thể đặt tên cho lịch mới. Hình minh họa đặt tên lịch mới là ĐTC Canlendar.
Sau khi nhấp OK. Bạn sẽ thấy cửa sổ gần giống ban đầu nhưng giờ trong For Calendar là ĐTC Canlendar. Sau đó bạn tiếp tục thiết lập cài đặt cho lịch mới này.
Chọn Work weeks/ Details chọn các ngày sẽ làm việc của 1 tuần trong dự án (ví dụ này làm cả thứ 7 và chủ nhật) sau đó chọn Set day(s) to these specific working times rồi khai báo thời gian làm việc của buổi sáng và chiều (From..to).
Sau khi xong thì bấm OK. Nếu bạn muốn chọn bất kỳ 1 ngày nào cố định nghỉ trong toàn dự án (ví dụ chủ nhật chẳng hạn), bạn chỉ việc chọn Sunday rồi chọn Set days to nonworking time là OK.
Giờ bạn muốn tạo ra lịch nghỉ cho dự án vào các ngày nghỉ lễ tết như kể trên hoặc 1 ngày đặc biệt nào đó (ví dụ nghỉ 1 buổi sáng 1 ngày nào đó để diễn tập phòng cháy chữa cháy chẳng hạn) thì bạn làm như sau:
Chọn Exceptions, chọn ngày nghỉ (Ví dụ 2/9) nhập vào trường Name tên ngày nghỉ & Start – Finish sau đó chọn Detail và chọn nghỉ – Noneworking hoặc làm 1 phần của ngày – Workingtime (như Ví dụ ngày Diễn tập phòng cháy chữa cháy 19/9 nghỉ buổi sáng).
B1. Gán vào Project/Project Information/ Calendar => chọn lịch ĐTC Calendar đã tạo ở trên
B2. Click đúp chuột vào thanh thời gian (Timescale), chọn Non-working time và chọn lịch ĐTC Calendar vừa tạo trong Calendar.
3/ Lưu lịch vào danh sách lịch hiện hành của MP
Việc tạo ra một lịch chung cho tất cả dự án của 1 công ty là việc tất yếu. Thế nên sau khi tạo được 1 lịch chuẩn. Bạn có thể lưu lại để sử dụng cho các dự án khác mà không phải khai báo lại. Bạn thực hiện như sau:
File/ Info/ Organizer/ Calendar sẽ hiện ra và bạn chỉ cần chọn lịch ĐTC Canlendar bên khung bên phải Project 1 rồi ấn Copy để lưu sang cột Global.MPT. Và các dự án sau bạn chỉ cần chọn lịch ĐTC Canlendar có sẵn trong Change working time là OK ^^
| Lưu lịch đã tạo trong ms Project |
Với những chia sẻ ở trên, giờ bạn đã hoàn toàn có thể tạo ra một lịch làm việc riêng cho dự án của mình theo ý của bạn.
Hãy tạo ra sự chuyên nghiệp bằng các lịch làm việc cho dự án theo cách riêng của bạn.
——————————-