Việc chuẩn bị đầy đủ mẫu xác nhận lương là yêu cầu quan trọng khi thực hiện các thủ tục vay vốn, mua nhà hoặc xin visa. Một mẫu xác nhận lương hợp lệ sẽ giúp chứng minh rõ ràng thu nhập, đáp ứng yêu cầu của đơn vị tiếp nhận hồ sơ. Hãy cùng MISA meInvoice tìm hiểu chi tiết các loại mẫu xác nhận lương phổ biến và hướng dẫn cách ghi trong bài viết dưới đây.
1. Giấy xác nhận lương là gì?
Giấy xác nhận lương (hay còn gọi là giấy xác nhận thu nhập) là văn bản do cơ quan, doanh nghiệp hoặc tổ chức có thẩm quyền cấp, ghi nhận về mức lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp mà người lao động đã nhận trong một khoảng thời gian nhất định theo quy định pháp luật.
Giấy xác nhận lương được sử dụng với mục đích chứng minh thu nhập, tình hình tài chính thực tế của người lao động nên văn bản này thường được dùng như một tài liệu quan trọng để bổ sung vào hồ sơ liên quan đến các thủ tục như:
- Thực hiện thủ tục vay vốn tại ngân hàng, nhằm chứng minh khả năng trả nợ.
- Làm hồ sơ mua nhà ở xã hội.
- Là căn cứ để quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
- Được sử dụng khi làm thủ tục xin visa du lịch, du học tại các quốc gia yêu cầu chứng minh tài chính.
- Hỗ trợ việc hoàn thiện hồ sơ định cư ở nước ngoài.
- Là công cụ chứng minh thu nhập thực tế trong các vụ tranh chấp giành quyền nuôi con khi ly hôn.
2. Quy định giấy xác nhận lương hợp lệ
- Về người có thẩm quyền xác nhận
Giấy xác nhận lương phải được xác nhận bởi người đứng đầu doanh nghiệp, tổ chức hoặc người được ủy quyền hợp pháp theo quy định nội bộ của đơn vị. Việc xác nhận này nhằm đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của thông tin tiền lương.
- Về chữ ký và dấu đỏ
Giấy xác nhận lương chỉ có giá trị pháp lý khi được ký bởi người có thẩm quyền và đóng dấu xác nhận (dấu tròn pháp nhân) của doanh nghiệp, tổ chức.
Giấy xác nhận lương được lập nhằm xác nhận mức lương hàng tháng thực nhận của người lao động tại doanh nghiệp hoặc đơn vị sử dụng lao động. Do đó, khi có nhu cầu xác nhận mức lương phải hoàn thiện mẫu đơn và gửi đến người sử dụng lao động tại cơ quan, tổ chức nơi đang làm việc để đề nghị xác nhận lương, cụ thể:
-
- Đối với người lao động làm việc tại doanh nghiệp, người có thẩm quyền xác nhận thường là Giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
- Đối với người lao động làm việc tại cơ quan, đơn vị nhà nước, người ký xác nhận là Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc người được giao quyền theo quy định.
- Về nội dung bắt buộc
Giấy xác nhận lương hợp lệ cần phải đảm bảo có các thông tin cơ bản sau:
-
- Họ tên, chức vụ, bộ phận công tác của người lao động.
- Thời gian làm việc tại đơn vị.
- Mức lương thực nhận hàng tháng hoặc mức lương bình quân theo kỳ (có thể kèm theo các khoản phụ cấp nếu có).
- Xác nhận và chữ ký của người có thẩm quyền, kèm dấu đỏ xác nhận của doanh nghiệp, tổ chức.
- Mẫu bảng lương nhân viên excel, word phổ biến hiện nay
- Cách tính tiền tăng ca theo lương cơ bản chi tiết - Có ví dụ
- Lương khoán là gì? Ưu, nhược điểm của hình thức trả lương khoán
3. Mẫu xác nhận lương của công ty phổ biến hiện nay
3.1. Mẫu xác nhận lương hàng tháng
Mẫu xác nhận lương hàng tháng được sử dụng khi người lao động cần xác nhận mức lương thực nhận trong một tháng cụ thể tại doanh nghiệp hoặc đơn vị để bổ sung hồ sơ vay vốn, chứng minh thu nhập hoặc thực hiện các giao dịch tài chính khác.
Hướng dẫn ghi mẫu xác nhận lương hàng tháng:
- Ghi rõ thông tin cá nhân, chức vụ, bộ phận công tác, thời gian làm việc.
- Ghi cụ thể tháng/năm xác nhận, mức lương thực nhận (bao gồm phụ cấp nếu có).
- Phần xác nhận cần có chữ ký, họ tên người có thẩm quyền và dấu xác nhận của đơn vị.
3.2. Mẫu xác nhận lương 3 tháng gần nhất
Mẫu xác nhận lương 3 tháng gần nhất được dùng trong trường hợp yêu cầu chứng minh thu nhập ổn định trong 3 tháng liền kề để vay vốn ngân hàng, xin visa, mua xe,…
Hướng dẫn ghi Mẫu xác nhận lương 3 tháng gần nhất:
- Người lao động liệt kê 03 tháng gần nhất với số tiền lương thực nhận từng tháng.
- Đảm bảo xác nhận bằng dấu và chữ ký của người có thẩm quyền.
3.3. Mẫu xác nhận lương 6 tháng gần nhất
Mẫu xác nhận lương 6 tháng gần nhất sử dụng khi cơ quan/bên tiếp nhận yêu cầu xác nhận thu nhập trong 6 tháng liên tiếp trở lại để xem xét tính ổn định và minh bạch về tài chính.
Hướng dẫn ghi Mẫu xác nhận lương 6 tháng gần nhất:
- Người lao động kê khai đầy đủ từng tháng, đủ 6 tháng gần nhất.
- Chữ ký và dấu xác nhận là bắt buộc.
3.4. Mẫu giấy xác nhận mức lương bình quân
Mẫu giấy xác nhận mức lương bình quân được sử dụng khi cần chứng minh mức thu nhập bình quân trong một thời gian liên tục (thường là phục vụ các mục đích tài chính, kế toán, xét hồ sơ…).
Hướng dẫn ghi Mẫu giấy xác nhận mức lương bình quân:
- Mẫu giấy xác nhận cần nêu rõ thời gian làm căn cứ xác nhận (ví dụ từ tháng 01/2024 đến tháng 06/2024).
- Tính mức lương trung bình/tháng và ghi rõ con số.
- Xác nhận đúng thủ tục với dấu, chữ ký.
3.5. Mẫu xác nhận lương khi quyết toán thuế
Mẫu xác nhận lương khi quyết toán thuế được dùng khi cá nhân cần chứng minh thu nhập để quyết toán thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế.
Hướng dẫn ghi Mẫu xác nhận lương khi quyết toán thuế:
- Người lao động cần ghi cả tổng mức lương/năm và cụ thể thời gian xác nhận.
- Yêu cầu ký tên và có đầy đủ phần đóng dấu của cơ quan/doanh nghiệp.
3.6. Mẫu xác nhận lương song ngữ (Việt - Anh)
Mẫu xác nhận lương song ngữ (Việt - Anh) được sử dụng khi làm thủ tục đi nước ngoài, xin visa, du học hoặc các trường hợp cần chứng minh thu nhập cho đối tác, tổ chức nước ngoài.
Hướng dẫn ghi Mẫu xác nhận lương song ngữ (Việt - Anh):
- Điền đầy đủ các thông tin về lương theo tiếng Anh.
- Thông tin xác nhận và đóng dấu như bản tiếng Việt.
3.7. Mẫu xác nhận bảng lương mua nhà ở xã hội
Mẫu xác nhận bảng lương mua nhà ở xã hội sử dụng khi người lao động làm hồ sơ mua nhà ở xã hội, cần xác nhận thu nhập để chứng minh đủ điều kiện theo quy định pháp luật về nhà ở xã hội.
Hướng dẫn ghi Mẫu xác nhận bảng lương mua nhà ở xã hội:
- Người lao động cần ghi rõ mức lương mỗi tháng, trung bình 6 tháng gần nhất.
- Hoàn thiện đầy đủ thông tin cá nhân, chức vụ, đơn vị công tác.
- Đầy đủ xác nhận với ký tên, đóng dấu của đơn vị.
4. Quy trình xin giấy xác nhận lương chi tiết
Dưới đây là chi tiết các bước xin giấy xác nhận lương:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin xác nhận lương
Người lao động hoàn thiện đầy đủ thông tin vào mẫu đơn xin xác nhận lương theo từng nhu cầu (hàng tháng, nhiều tháng, xác nhận thu nhập bình quân, v.v.) đảm bảo thông tin trung thực, chính xác, không tẩy xóa.
- Bước 2: Nộp đơn và giấy tờ liên quan
Nộp đơn cùng các giấy tờ kèm theo (nếu có yêu cầu) cho bộ phận nhân sự hoặc phòng hành chính của doanh nghiệp, đơn vị đang làm việc.
- Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Bộ phận nhân sự hoặc người sử dụng lao động tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và thực hiện ra soát lại dữ liệu lương, các thông tin liên quan.
- Bước 4: Xác nhận, ký duyệt và đóng dấu
Người có thẩm quyền (thường là Giám đốc, Thủ trưởng hoặc người được ủy quyền hợp pháp) trực tiếp ký xác nhận và đóng dấu đỏ của doanh nghiệp, tổ chức theo quy định.
- Bước 5: Trả kết quả cho người lao động
Hồ sơ sau khi được xác nhận hợp lệ sẽ được trả lại cho người lao động để sử dụng theo mục đích đã đăng ký.
Lưu ý quan trọng khi xin giấy xác nhận lương:
- Hồ sơ xin xác nhận cần chính xác, đầy đủ và phù hợp với mục đích sử dụng.
- Chỉ sử dụng mẫu đơn, giấy xác nhận đúng quy định và chữ ký, dấu xác nhận là bản gốc.
- Không sử dụng bản scan, bản photo nếu bên nhận yêu cầu bản chính.
- Nếu nhận kết quả bản gốc, phải kiểm tra thông tin đầy đủ, đúng chức danh, họ tên và dấu xác nhận.
- Trường hợp ủy quyền cho người khác nhận thay phải có giấy ủy quyền hợp lệ.
5. Giải đáp một số nội dung về giấy xác nhận lương
➤ Không có hợp đồng lao động, có xin xác nhận lương được không?
Pháp luật không có quy định bắt buộc về điều kiện phải có hợp đồng lao động mới được cấp giấy xác nhận lương. Tuy nhiên, trên thực tế, doanh nghiệp hoặc cơ quan thường chỉ xác nhận lương cho những trường hợp có hợp đồng lao động (có căn cứ chứng minh quan hệ lao động và quá trình trả lương).
Như vậy, nếu không có hợp đồng lao động, người lao động vẫn có thể đề nghị xác nhận lương. Tuy nhiên, việc đồng ý cấp giấy hay không hoàn toàn phụ thuộc vào cơ chế, chính sách nội bộ và thẩm quyền quyết định của doanh nghiệp, tổ chức.
Trường hợp người không có hợp đồng lao động mua nhà xã hội thì căn cứ theo quy định tại Điểm 2, Khoản 2, Điều 1, Nghị định 261/2025/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung khoản 1 và khoản 2 Điều 30 Nghị định số 100/2024/NĐ-CP, quy định như sau:
2. Trường hợp đối tượng quy định tại khoản 5 Điều 76 của Luật Nhà ở trong trường hợp không có Hợp đồng lao động thì phải đảm bảo điều kiện về thu nhập theo quy định tại khoản 1 Điều này và được cơ quan Công an cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú hoặc nơi ở hiện tại xác nhận.
Trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày nhận được đơn đề nghị xác nhận, cơ quan Công an cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú hoặc nơi ở tại thời điểm đối tượng đề nghị xác nhận căn cứ thông tin cơ sở dữ liệu về dân cư để thực hiện việc xác nhận điều kiện về thu nhập.
Do vậy, trường hợp người lao động không có hợp đồng lao động, cơ quan công an cấp xã nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi cư trú tại thời điểm đề nghị xác nhận sẽ căn cứ thông tin trong cơ sở dữ liệu về dân cư để thực hiện việc xác nhận điều kiện về thu nhập phục vụ cho mục đích mua nhà ở xã hội.
➤ Xin giấy xác nhận lương có mất phí không?
Việc cấp giấy xác nhận lương tại doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động không thuộc đối tượng phải thu phí bắt buộc. Thủ tục này thường được thực hiện miễn phí đối với người lao động.
Tuy nhiên, một số đơn vị có thể áp dụng phí hành chính hoặc lệ phí (nếu có quy định nội bộ). Đối với trường hợp xin xác nhận tại cơ quan công an cấp xã (dùng cho mục đích chứng minh thu nhập để mua nhà ở xã hội), lệ phí (nếu có) sẽ do UBND cấp xã quy định cụ thể. Thông thường, mức phí này rất thấp hoặc không thu.
➤ Giấy xác nhận lương có thời hạn bao lâu?
Pháp luật hiện hành không quy định cụ thể thời hạn hiệu lực của giấy xác nhận lương. Tuy nhiên, trên thực tế, thời hạn sử dụng thường phụ thuộc vào yêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị tiếp nhận hồ sơ. Cụ thể như:
- Đối với hồ sơ vay vốn ngân hàng, xin visa, mua nhà ở xã hội, quyết toán thuế,… đa số chỉ chấp nhận giấy xác nhận lương được cấp trong vòng 01 đến 03 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ.
- Một số nơi có yêu cầu chặt chẽ hơn có thể chỉ chấp nhận giấy xác nhận lương không quá 30 ngày kể từ ngày cấp.
Việc sử dụng đúng mẫu xác nhận lương không chỉ giúp người lao động chứng minh thu nhập một cách minh bạch mà còn tạo thuận lợi cho quá trình hoàn thiện các thủ tục pháp lý, tài chính cần thiết. Để đảm bảo quyền lợi và tránh rủi ro, hãy lựa chọn và điền thông tin vào mẫu xác nhận lương phù hợp với từng mục đích sử dụng, tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.
Nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu chuyển đổi và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Nghị định 123, Công ty cổ phần MISA đã phát hành phần mềm MISA AMIS Thuế TNCN đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ chứng từ điện tử mới nhất, cùng với nhiều lợi ích tuyệt vời như:
- Cung cấp bộ hồ sơ đăng ký mẫu, đơn vị sử dụng mẫu này nộp đăng ký với Cơ quan thuế.
- Đáp ứng thiết lập mẫu, lập và ký điện tử mẫu chứng từ khấu trừ theo quy định.
- Xử lý các chứng từ đã lập khi có sai sót.
- Lập và nộp bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gửi Cơ quan thuế.
Video giới thiệu phần mềm MISA AMIS Thuế TNCN
Trên đây là toàn bộ các thông tin về bảng giá chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử - MISA AMIS Thuế TNCN. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu nhận tư vấn miễn phí hãy nhanh tay đăng ký tại Form dưới đây.
